Office Manager Services

Externaliser pourquoi ?"

  • Nouvelle manière d'organiser le travail.
  • Évolution des métiers.
  • Déminution des coûts.

Office Manager Services : Externaliser peut ENFIN rimer avec agilité et diminuer le stress d'un dirigeant !

D’après l’INRS, « on parle de stress au travail quand une personne ressent un déséquilibre entre ce qu’on lui demande de faire dans le cadre professionnel et les ressources dont elle dispose pour y répondre ». (source)

Or, face au besoin accru de plus d’agilité des entreprises, un cercle vicieux a tendance à se mettre en place. En effet, parce qu’ils sont stressés face à un environnement changeant, les managers et les dirigeants ne parviennent plus à créer un cadre de travail à la fois fructueux et épanouissant. Des erreurs de communication aux problèmes de management, ils stressent leurs équipes et doivent alors assumer le coût d’une baisse de productivité (conflits, maladies liées au stress et augmentation des absentéisme, dépressions voire burn-out, important turn-over…) ce qui génère encore plus de stress.

Pour en finir avec cette situation cauchemardesque, Office Manager Services agit à 3 niveaux :

1 ) Instauration d’un mode de collaboration à forte valeur ajoutée

Il s’agit de :

  • connaître les enjeux et les besoins du manager,
  • clarifier les champs d’intervention opérationnels de chacun et repérer les complémentarités,
  • connaître les styles de collaboration et adopter le style approprié, et tenir compte du profil de personnalité et des besoins du manager pour influencer avec tact son style de management.

2 ) Construire et développer une confiance mutuelle pour décupler l’efficacité du binôme dirigeant ou manager/équipe

Office Manager Services intervient pour aider chaque partie prenante à :

  • adopter la posture de la confiance et de la collaboration
  • communiquer avec authenticité, même en cas de désaccord
  • profiter de chaque étape d’une délégation pour renforcer la confiance : accueillir la délégation avec professionnalisme, assumer la responsabilité confiée, alerter et rendre compte de façon synthétique, et accueillir le changement en pionnier.

3) Être force de proposition pour faciliter les prises de décision du manager

Parce que les managers se sentent trop souvent isolés face à des problèmes complexes, ils ont besoin d’une aide constructive pour :

  • analyser une situation et poser un diagnostic objectif
  • proposer des solutions créatives et savoir les argumenter avec discernement.

En prime, pour toujours plus de confort, Office Manager Services peut se charger de toute la gestion du back office : services administratifs, accompagnement dans la création de dossiers pour remporter des marchés publics, création de tableaux de bord, etc….

Agilité au travail

Gestion du courrier : apprenez à dompter la paperasse

Vous croulez chaque jour sous le courrier dont il semblerait qu'il se dédouble, se multiplie, s'entasse, envahissant notre espace de travail, Qu'il soit électronique ou papier, le courrier doit être géré de façon extrêmement rigoureuse.
Dépouillement du courrier, recherche des adresses pour mailing, vérification des coordonnées, contacter les expéditeurs, mise sous pli, nettoyage de la boîte mail : élimination des spams, classements dans les dossiers dédiés: la gestion du courrier peut être une véritable galère.
Il suffit de compter le nombre de mails envoyés et reçus par jour, dans une entreprise pour réaliser l'importance de ce flux d'informations. « Malheureusement, constate le site http://www.portail-entreprises-idf.fr, il n'est jamais simple de parler d'optimisation de gestion de courrier, la réflexion s'arrêtant souvent à une simple numérisation des courriers importants, ou impression de certains e-mails. »

Comment se sortir de la galère du traitement des mille et un courrier ?

Le blog tilekol.org se base sur quatre concepts ; le contexte, le rangement, le classement et l’archivage pour dessiner une méthode simple et efficace. Il faut également comprendre que le classement s’applique à la fois aux documents réels et aux documents virtuels. Il s’agit de traiter l’information qu’ils contiennent, le fait qu’ils soient en papier ou affichés à l’écran, c’est pratiquement la même chose.
Voici ensuite de précieux principes énoncés par le blog sorganiser-facile.com :
Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce n’est pas une solution par défaut, parce que je n’aurais pas osé le jeter ou parce que je n’aurais pas encore décidé quoi en faire. Chaque papier a un emplacement possible et un seul.
Pas de rubrique « divers », « je ne sais pas », « autres », « je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce « plus tard »)
Chaque chemise cartonnée doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement à sa couleur.
Le nom de la chemise correspond exactement à ce qu’elle contient. Je n’hésite pas à bien préciser le titre. On n’est pas limité en nombre de caractères.
Si j’ai suffisamment de chemises d’une même catégorie, je les place dans un porte-revue avec une étiquette qui reprend le titre des chemises.

L’astuce: il s’agit de prendre des décisions, le plus vite possible dès réception du document. Difficile? Dans 99 % des cas, vous savez quoi faire avec ce papier ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n’y changera rien.

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