Office Manager Services

la complexité DES FONCTIONS SUPPORTS et administratives

"Il n'y a aucune limite à la complexité des choses, car un élément en entraîne un autre."

Sénèque.

 

Les fonctions supports d'une entreprise concernent un ensemble d'activités de gestion considérées comme ne constituant pas le cœur de métier. Ces activités assurent le fonctionnement de l'entreprise et sont généralement communes à plusieurs divisions ou ligne de produits métier.

Dans les principales fonctions concernées on retrouve au sein des services généraux ; Les Fonctions supports et administratives

Les Assistantes Commerciales

Les Assistantes Comptables

Les Assistantes Polyvalentes

Les Assistantes RH....

Une collaboration intelligente, une source de compétences agiles et utiles

La fonction administrative assure la direction de l'entreprise : « administrer, c'est à la fois prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler ». La fonction administrative est synonyme de gestion.

Une entreprise bien gérée est une entreprise qui fonctionne

Agilité au travail

Les talents des Fonctions Supports et Administratives

Une collaboratrice de premier plan. Polyvalente, l'Assistante est en mesure de prendre en charge une multitude de tâches aussi différentes que l'organisation, la communication, la gestion de la comptabilité, la gestion du personnel, l'action commerciale, la finance et la fiscalité.

Elle veille à la bonne circulation de l'information à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise : gestion du courrier, des communications téléphoniques, de la documentation, des fichiers clients, des actions de promotion relatives aux produits.

La bureautique n'a pas de secret pour elle (tableur, gestion de bases de données, classement, production et reproduction de textes et de documents).

Sous le contrôle du chef d'entreprise, elle organise le rythme d'activité de l'entreprise (gestion du temps, réunions, voyages et déplacements).

Elle assure la gestion administrative du personnel (mise à jour des dossiers personnels, suivi des absences et des congés, législation du travail).

Elle assure également le suivi des relations avec les clients, les fournisseurs, les banques, les services fiscaux et les organismes sociaux.

Elle gère les opérations courantes liées à la trésorerie de l'entreprise et supervise les opérations d'approvisionnement et de livraison.

Elle participe à l'élaboration et au lancement des actions commerciales menées par l'entreprise (études de marché et de concurrence).

Au cœur de ses équipes, elle est sollicitée en permanence et de toutes parts par des interlocuteurs généralement pressés. Elle doit avoir une réponse toute prête pour toutes les demandes aussi variées soient-elles.

On attendait qu’elle se débrouille et qu’elle fasse face seule. C'était avant !

Les qualités demandées : rigueur, méthode, sens de l'organisation, discrétion, initiative et autorité.  (Sources : CIDJ)

 

 

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