Office Manager Services

Externaliser pourquoi ?"

  • Nouvelle manière d'organiser le travail.
  • Évolution des métiers.
  • Déminution des coûts.

Office Manager Services  Externalisation des tâches du secrétariat

L’externalisation  (out- sourcing) focalise l’attention des managers, des consultants et des chercheurs. De nombreuses fonctions de l’entreprise  sont  touchées par ce phénomène. Depuis une dizaine d’années, l’externalisation est considérée  comme  le moyen  d’améliorer  la performance des entreprises, de réduire les coûts et d’accroître  la  flexibilité.   Elle  est  vue comme un choix stratégique  permettant aux entreprises de se recentrer sur leur cœur de métier, se recentrer sur sa propre valeur ajoutée.

En 2006, 32,3 % des entreprises jugent très importante l’externalisation pour « améliorer le recentrage de la société sur ses métiers, 52,3 % des entreprises  jugent l’externalisation comme importante pour  mobiliser des  ressources   internes   pour  d’autres usages.

L'externalisation  est donc un vecteur  de  réorganisation  des  métiers  et  des activités et permet de réduire et de contrôler les coûts d’exploitation .

Dans les principales fonctions concernées telles que   − L’informatique,  − La logistique, − on retrouve les services généraux, −  les ressources humaines,  (Source Midest 2001).

Une collaboration intelligente, une source de compétences agiles,

Les travaux d’assistante dans son ensemble occuperaient environs 833 000 personnes. (Dares, 2000).

Sur  2015, 200 000 secrétaires sont parties à la retraite et le renouvellement des postes salariés n'a pas été assuré car la profession souffre de stéréotypes (les Echos, 20 avril 2006)

Le marché des Services de secrétariat / assistanat  est un secteur en évolution et représenterait un potentiel en France de  secrétaires indépendantes.

Agilité au travail

Exemples des tâches types des missions de OFFICE MANAGER Services

Une collaboratrice de premier plan. Polyvalente, l'assistante  doit être en mesure de prendre en charge une multitude de tâches aussi différentes que l'organisation, la communication, la gestion de la comptabilité, la gestion du personnel, l'action commerciale, la finance et la fiscalité.

Elle veille à la bonne circulation de l'information à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise : gestion du courrier, des communications téléphoniques, de la documentation, des fichiers clients, des actions de promotion relatives aux produits.

La bureautique n'a pas de secret pour elle (tableur, gestion de bases de données, classement, production et reproduction de textes et de documents).

Sous le contrôle du chef d'entreprise, elle organise le rythme d'activité de l'entreprise (gestion du temps, réunions, voyages et déplacements).

Elle assure la gestion administrative du personnel (mise à jour des dossiers personnels, suivi des absences et des congés, législation du travail).

Elle assure également le suivi des relations avec les clients, les fournisseurs, les banques, les services fiscaux et les organismes sociaux.

Elle gère les opérations courantes liées à la trésorerie de l'entreprise et supervise les opérations d'approvisionnement et de livraison.

Elle participe à l'élaboration et au lancement des actions commerciales menées par l'entreprise (études de marché et de concurrence).

Au cœur de ces équipes, elle est sollicitée en permanence et de toutes parts par des interlocuteurs généralement pressés. Elle doit avoir une réponse toute prête pour toutes les demandes aussi variées soient-elles. Avant tout, on attend d’elle qu’elle se débrouille et qu’elle fasse face.

Les qualités premières sont : rigueur, méthode, sens de l'organisation, discrétion, initiative et autorité. (Sources : CIDJ)

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